Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Terminbuchung)

Dieser Vertrag gilt zwischen dir als Verantwortlichem (nachfolgend „Auftraggeber") und Julian Jaschinger, handelnd unter „PraxisPro Digital", Karmarschstraße 46, 30159 Hannover, als Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Auftragnehmer") gemäß Art. 28 DSGVO. Er kommt zustande, sobald du im Mitgliederbereich die Terminbuchung einrichtest; Version und Zeitpunkt deiner Zustimmung werden gespeichert.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer stellt dir eine Buchungsseite und einen Terminkalender bereit und verarbeitet die dabei anfallenden Daten ausschließlich in deinem Auftrag. Die Laufzeit entspricht der Laufzeit deiner Pro-Mitgliedschaft zuzüglich der in §8 geregelten Karenzfrist.

Auf der Buchungsseite bist du Verantwortlicher, nicht der Auftragnehmer. Deshalb verlangt die Einrichtung dein eigenes Impressum und deine eigene Datenschutzerklärung; ohne beide bleibt die Seite gesperrt.

2. Art der Verarbeitung und Datenkategorien

Verarbeitet werden ausschließlich:

• Stammdaten deiner Klient:innen: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sofern beim Buchen angegeben. Die Angabe der Telefonnummer ist im Buchungsformular freiwillig.
• Termindaten: gebuchte Leistung, Zeitpunkt, Dauer, Status (gebucht, abgesagt, verschoben, nicht erschienen), Stornierungs- und Erinnerungsvermerke.
• Praxis-Konfiguration: deine Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und Fristen.

Empfänger interner Terminbenachrichtigungen (neue Buchung, Absage, Verschiebung, Wartelisten- und Rückmeldungen deiner Klient:innen) ist ausschließlich das von dir hinterlegte Praxis-Postfach — in dieser Reihenfolge: die Adresse der jeweiligen Behandlerin, sonst die von dir gesetzte Benachrichtigungsadresse, sonst deine Kontakt-E-Mail. Niemals eine Adresse des Auftragnehmers: lässt sich kein Empfänger auflösen, unterbleibt die Nachricht und wird als unzustellbar protokolliert, statt Klient:innendaten an den Betreiber zu leiten.

Ausdrücklich nicht verarbeitet werden:

• Keine Sprachaufnahmen und keine Gesprächsverläufe. Das Netzwerk-Buchungsprodukt enthält keinen Sprachassistenten. Das ist eine Produktgrenze, keine Einstellung, die sich später ändert.
• Keine Angaben zum Anliegen oder zum Gesundheitszustand. Schickst du über „Meine Anfragen" einen Terminvorschlag, werden ausschließlich Name und E-Mail-Adresse verwendet, um die Einladung zu versenden. Das geschilderte Anliegen (Art. 9 DSGVO) verlässt den Mitgliederbereich nicht.
• Keine Diagnosen, Befunde oder Beratungsinhalte. Trage sie nicht in Freitextfelder ein — sie gehören in deine eigene Dokumentation.

3. Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich auf deine dokumentierte Weisung. Als Weisung gelten dieser Vertrag sowie deine Einstellungen im Mitgliederbereich und im Buchungs-Dashboard. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dir das mit und darf ihre Ausführung aussetzen.

4. Vertraulichkeit und §203 StGB

Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Unterliegst du als Angehörige:r eines Heilberufs (z. B. Diätassistenz) der Schweigepflicht nach §203 StGB, gilt zusätzlich: Der Auftragnehmer und alle von ihm eingesetzten Personen sind „sonstige mitwirkende Personen" im Sinne von §203 Abs. 3 StGB und werden entsprechend zur Geheimhaltung verpflichtet. Du wählst dieses Profil bei der Einrichtung aus; ohne diesen Vertrag wird die Buchungsseite in diesem Fall gar nicht erst freigeschaltet.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU.
• Verschlüsselte Übertragung (TLS); Zugangsdaten nur als Hash gespeichert.
• Mandantentrennung: Die Daten jeder Praxis sind technisch von denen aller anderen getrennt; jeder Datenbankzugriff ist auf die jeweilige Praxis eingegrenzt.
• Zugriff auf Produktivdaten nur für den Auftragnehmer selbst und nur, soweit für Betrieb und Fehlerbehebung erforderlich.
• Protokolle und Fehlermeldungen enthalten keine Klartext-E-Mail-Adressen.
• Regelmäßige Sicherungen; Wiederherstellbarkeit wird geprüft.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragnehmer setzt für den Betrieb ein:

Dienstleister	Zweck	Ort
Hetzner Online GmbH	Hosting der Anwendung und Datenbank	Deutschland
Resend, Inc.	Versand der Bestätigungs- und Erinnerungsmails	EU-Verarbeitung

Ein Wechsel oder eine Ergänzung wird dir mindestens vier Wochen vorher mitgeteilt. Du kannst widersprechen; in diesem Fall kannst du den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

Der Auftragnehmer erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem Vertrag festgelegt sind (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Kommt ein Unterauftragsverarbeiter diesen Pflichten nicht nach, haftet der Auftragnehmer dir gegenüber für dessen Verstöße wie für eigenes Handeln.

7. Deine Rechte und deine Mitwirkung

Der Auftragnehmer unterstützt dich bei der Erfüllung der Betroffenenrechte deiner Klient:innen (Art. 15–22 DSGVO), bei Meldepflichten (Art. 33, 34 DSGVO) sowie — unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen — bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) und einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 36 DSGVO). Von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten wirst du unverzüglich unterrichtet.

Wendet sich eine betroffene Person mit einer Anfrage zu ihren Rechten unmittelbar an den Auftragnehmer, leitet er die Anfrage unverzüglich an dich weiter und beantwortet sie nicht selbst — du bist die Verantwortliche, nicht er.

Einen vollständigen Export deiner Praxisdaten kannst du jederzeit selbst über „Mein Konto" abrufen — auch nach einer Kündigung, während der gesamten Karenzfrist aus §8. Vollständig heißt: Der Export enthält dieselben Tabellen, die eine Löschung entfernt, mit allen Spalten; nicht enthalten sind allein Passwort- und Token-Hashes (das sind Zugangsschlüssel, keine Praxisdaten). Du erhältst ein ZIP mit den Daten als JSON und zusätzlich einer CSV-Datei je Tabelle.

8. Löschung und Rückgabe

Endet deine Pro-Mitgliedschaft, wird die Buchungsseite pausiert, nicht gelöscht: Klient:innen können nicht mehr buchen, deine Daten bleiben erhalten und dein Export bleibt abrufbar. Erst nach Ablauf von 90 Tagen werden die Daten gelöscht.

Abwicklung bereits begründeter Termine während der Pausierung. Termine, die vor der Pausierung gebucht wurden, werden zu Ende abgewickelt: Erinnerungen an diese Termine werden weiter versendet, Klient:innen können absagen und verschieben, und du behältst Lesezugriff auf dein Dashboard sowie den Export. Neue Buchungen sind gesperrt — auf der Buchungsseite wie im Dashboard. Bewertungsanfragen, Wartelisten-Benachrichtigungen und Rezept-Erinnerungen ruhen. Diese Abwicklung ist Teil der beauftragten Verarbeitung, kein neuer Zweck.

Die Karenzfrist endet nicht automatisch mit Zeitablauf. Vor jeder Löschung wird geprüft, ob deine Pro-Mitgliedschaft wieder läuft; ist das der Fall, wird die Seite reaktiviert statt gelöscht — ohne Datenverlust.

Nach Ablauf der Karenzfrist hast du die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO): der Export aus §7 ist die Rückgabe und bleibt bis zum Ende der Karenzfrist abrufbar; danach werden die Daten gelöscht. Zur Löschung gehören auch die für den Mandanten geplanten Erinnerungs- und Hintergrundaufträge, nicht nur die Fachtabellen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragnehmers (etwa steuerrechtliche) bleiben unberührt; von ihnen erfasste Daten werden für jede weitere Verarbeitung gesperrt und nach Ablauf der Pflicht gelöscht.

Löschst du dein Netzwerk-Konto, werden die Buchungsdaten sofort und vollständig gelöscht. Die Konto-Löschung bricht ab, falls das nicht bestätigt werden kann — eine halbe Löschung gibt es nicht.

9. Nachweise

Der Auftragnehmer weist die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO auf Anfrage nach. Du bist berechtigt, dich von der Einhaltung zu überzeugen; solche Kontrollen werden rechtzeitig angekündigt und angemessen durchgeführt.